Al Futtaim Group · دبي, AE
Posted:
نظرة عامة على الدور: مدير الوثائق مسؤول عن إدارة جميع حركات الوثائق داخل المنظمة بكفاءة، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. يتطلب الدور الالتزام بالإجراءات والمعايير المعمول بها لضمان الترقيم الدقيق، والتنسيقات، والإصدار، والمراجعة، والإرسال، والتسجيل، والأرشفة لجميع الوثائق. يتضمن النجاح في هذا المنصب الحفاظ على أنظمة تحكم وثائق منظمة، والإشراف على الموظفين المبتدئين، والتواصل مع الأطراف الخارجية مثل المصممين والموردين. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن الدور ضمان الامتثال لمعايير السلامة والجودة والبيئة، بينما يسعى أيضًا إلى فرص التحسين المستمر. ما ستقوم به: إدارة الوثائق إدارة جميع حركات الوثائق، الواردة/الصادرة سواء في شكل إلكتروني أو ورقي من خلال الإجراءات أو المعايير المعمول بها. إدارة فعالة لنظام التحكم في الوثائق لجميع المعلومات الواردة والصادرة. جمع ومراقبة وتوزيع المعلومات بانتظام. الحفاظ على سجلات محدثة لجميع المعلومات لضمان توفرها للفريق. إصدار وتوزيع نسخ محكومة من المعلومات وفقًا لخطة إدارة التصميم. التحقق من المعلومات على الرسومات للتأكد من توافقها مع الحالة المتفق عليها والتنسيق. التواصل مع المصممين والموردين المتخصصين بشأن الاستفسارات المتعلقة بقضايا المعلومات. حل أي مشاكل تتعلق بنظام إدارة الرسومات والأجهزة الطرفية. تقديم المشورة بشأن إجراءات الإصدار وطرق الوصول إلى النظام. مراجعة وتعديل الإجراءات بشكل دوري، وترتيب التفويض من قبل الأشخاص المعنيين. الإشراف على الموظفين والتدريب الإشراف وإدارة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين. تقديم التدريب للمشاركين، والمصممين، والموردين المتخصصين حول استخدام نظام إدارة الرسومات. التوصية بتحسينات على إجراءات القسم لتلبية المتطلبات الإجرائية والتشريعية ذات الصلة. المسؤوليات التشغيلية ضمان الالتزام بجميع الإجراءات والضوابط المتعلقة بالسلامة والجودة والبيئة لضمان السلامة وجودة الخدمة والامتثال البيئي داخل شركة الفطيم. المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر في العمليات والممارسات، مما يعود بالنفع على الفطيم وموظفيها. التواصل مع مدير التصميم في الإبلاغ عن أداء تصميم المشروع. أداء أي طلب معقول آخر للعمل/المهمة كما يخصصه المدير المباشر.