تنفيذي إداري

About this opportunity

نظرة عامة على الدور: يعتبر دور مساعد الإدارة حيويًا في تقديم وظائف إدارية منظمة، وتنسيق، ودعم عبر مرافق وأنشطة المشاريع في المملكة العربية السعودية. تتضمن هذه الوظيفة الحفاظ على سجلات دقيقة ومتابعة عمليات الشراء، ومراقبة العقود وتجديداتها القانونية. يعد هذا الدور ضروريًا لضمان المتابعة الفعالة في افتتاح المتاجر، وإغلاقها، وتسليمها، والعمل بشكل وثيق مع فرق متعددة بما في ذلك مدير RSD في البلاد، مشرفي المرافق، فرق المشاريع، عمليات المتجر، الشراء، المالية، البائعين، مقدمي الخدمات، وإدارة المراكز التجارية. يتطلب النجاح في هذا الدور انتباهاً كبيراً للتفاصيل، والسرية، وإدارة الوقت، والقدرة على إدارة أولويات متعددة. ما ستقوم به: التخطيط، الصيانة الوقائية والتفاعلية الحفاظ على جدول الصيانة الوقائية السنوية وفقًا لعقود المرافق المعتمدة ومراقبة حالة الإنجاز. إدارة تتبعات الصيانة التفاعلية وأوامر العمل بناءً على متطلبات المتجر والأولويات. تنسيق تصاريح العمل والوصول مع المتاجر، والمراكز التجارية، ومقدمي الخدمات. جمع تقارير الإنجاز والتأكيدات قبل معالجة وثائق إنهاء الخدمة والمدفوعات. التتبع، المراقبة والتحكم في الوثائق الحفاظ على تتبعات محدثة لأوامر العمل، واقتراحات التكلفة، وسجلات الحضور. تنظيم نظام الملفات الإلكترونية والتحكم في الوثائق للاقتباسات، والموافقات، وأوامر الشراء، والفواتير، والتقارير، والتصاريح، والعقود، والمراسلات. متابعة مع مشرفي المرافق، والمتاجر، والبائعين لإغلاق الوثائق المعلقة. ضمان دقة البيانات، والتحكم في النسخ، والسرية، واسترجاع السجلات. الشراء وتنسيق البائعين دعم تسجيل البائعين والتأهيل المسبق من خلال تتبع الوثائق المطلوبة. تنسيق طلبات الاقتباسات ووثائق الشراء. إعداد وتتبع طلبات الشراء والمتابعة حتى الإصدار. تتبع فواتير البائعين، وحالة المدفوعات، وحل الفجوات في الوثائق مع المالية والبائعين. إدارة العقود ومقدمي الخدمات الحفاظ على سجل العقود وAMC الذي يغطي النطاق، والبائع، والقيمة، وتاريخ التجديد. مراقبة تواريخ انتهاء العقود وتنسيق وثائق التجديد. جمع أوراق الحضور الشهرية وتقارير الخدمة وفقًا لعقود مقدمي الخدمة. تنسيق مع البائعين من الطرف الثالث لإجراء مسوحات الموقع، والاقتباسات، وتعريف النطاق حيث لا يغطيه AMC. توزيع وجمع استبيانات رضا أصحاب المصلحة والحفاظ على السجلات. شهادات قانونية، تصاريح وتتبع الامتثال الحفاظ على تتبعات تجديد الدفاع المدني، ورخص التجارة، والتصاريح، وتجديدات قانونية أخرى. إخطار أصحاب المصلحة بانتهاء الصلاحية القادمة وضمان حفظ أدلة التجديد. الحفاظ على وثائق الامتثال للبائعين المعتمدة. المشاريع، افتتاح المتاجر، الانتقالات والإغلاقات تقديم الدعم الإداري لافتتاح المتاجر، وإغلاقها، وتسليمها. الحفاظ على تتبعات المشاريع، وسجلات التسليم، وسجلات الإغلاق. تنسيق الوثائق مع إدارة المراكز التجارية، والمتاجر، والمقاولين. جمع وأرشفة الرسومات المعتمدة، والضمانات، وشهادات الإنجاز. المالية، الميزانية وإدارة الأصول الحفاظ على تتبعات الإنفاق الشهرية مقابل الميزانيات السنوية. دعم إعداد الميزانية السنوية من خلال سجلات الإنفاق التاريخية. دعم تسجيل الأصول، ونقلها، ووثائق التخلص. تسوية أوامر الشراء، والفواتير، وسجلات الإنجاز، والمدفوعات. التقارير ولوحات الأداء إعداد تقارير إدارة أسبوعية وشهرية حول أنشطة المرافق. الحفاظ على لوحات المعلومات وتتبعات الإجراءات مع تواريخ مستهدفة وحالة. تسليط الضوء على الإجراءات المتأخرة، والاختلافات في الميزانية، والمخاطر التشغيلية.