سكرتير تنفيذي

About this opportunity

:الهدف والواجبات 1. تنظيم العمل بمكتب مدير الإدارة ووضع الخطة اليومية للأعمال المكتبية . 2. القيام بأعمال الصادر والوارد الخاصة بمكتب مدير الإدارة وجميع أقسام الإدارة . 3. إعداد خطابات الرد على المراسلات الواردة لمدير الإدارة . 4. الرد على استفسارات السادة المراجعين . 5. متابعة انجاز المهام والتكليفات مع جميع المعنيين . 6. تنسيق مواعيد الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات، وحضور اجتماعات فرق العمل في الإدارة كعضو أو مقرر ومتابعة تنفيذ التوصيات . 7. الإشراف على الأعمال المكتبية لجميع أقسام الإدارة وأرشفة الملفات ذات الصلة إلكترونيا . 8. التنسيق مع الشركاء الداخليين والخارجيين فيما يتعلق بإنجاز مهام العمل في الإدارة . 9. استقبال المراجعين وتنظيم المواعيد واللقاءات الخاصة بمدير الإدارة . 10. متابعة انجاز الخطط التشغيلية والمبادرات مع الوحدات التنظيمية المعنية . 11. تصميم النشرات الاعلانية الداخلية المرتبطة بأعمال الإدارة 12. إعداد التقارير والاحصائيات المرتبطة بأعمال الإدارة . 13. الاشراف على تنظيم الفعاليات الخاصة بالإدا رة وما يرتبط بها من إجراءات . 14. توثيق مقابلات رؤساء الاقسام مع مراجعيهم . 15. إعداد التقارير والمراسلات الداخلية والخارجية لجميع الوحدات التنظيمية التابعة للإدارة . 16. تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة وتوثيق الوثائق السرية . 17. تلقي المكالمات الواردة واتمامها على المستويين الداخلي والخارجي، ورفع تقرير بالنتائج لمدير الإدارة . 18. إنشاء ملفات حسب الحاجة وترقيمها وحفظها وحفظ محتوياتها في ملف مشترك متاح لموظفي مكتب مدير الإدارة حفاظا على سرية معلوماتها . 19. توفير المستلزمات المكتبية الخاصة بجميع الوحدات التنظيمية في الإدارة واعتمادها عن طريق ال GRP وتأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة. 20. الالتزام بمعايير وسياسات وتعليمات أمن المعلومات بكافة الخدمات الرقمية وبما يتماشى مع سياسات ولوائح حكومة دبي . المؤهل العلمي وسنوات الخبرة دبلوم إدارة أعمال/إدارة عامة مع خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في نفس مجال العمل . شهادة الثانوية العامة مع خبرة عملية لا تقل عن 6 سنوات في نفس مجال العمل .